আপনার ইমেইল কেন স্প্যামে যাচ্ছে? SPF, DKIM, DMARC সহজ ভাষায় — আর বিজনেস ইমেইল কেন দরকার

গ্রাহককে কোটেশন পাঠালেন, ইনভয়েস পাঠালেন, তিন দিন কোনো উত্তর নেই। ফোন করে জানলেন, ইমেইল পড়ে আছে স্প্যাম ফোল্ডারে। ব্যবসার জন্য এর চেয়ে বিরক্তিকর আর কী হতে পারে।

ভালো খবর হলো, বেশিরভাগ ক্ষেত্রে কারণটা কারিগরি আর ঠিক করা যায়। চলুন সহজ ভাষায় বুঝি।

Gmail কীভাবে ঠিক করে কোন ইমেইল আসল

প্রতিদিন কোটি কোটি ভুয়া ইমেইল পাঠানো হয় অন্যের নামে। তাই Gmail, Outlook, Yahoo-এর মতো সেবা এখন প্রতিটা ইমেইলের "পরিচয়পত্র" দেখে। পরিচয়পত্র ঠিক না থাকলে ইমেইল স্প্যামে যায়, বা একেবারে ফিরে আসে।

Google-এর নিজের নির্দেশিকা অনুযায়ী Gmail-এ ইমেইল পাঠানো সবার জন্য এখন দরকার: - SPF বা DKIM যাচাই চালু থাকা, - ঠিকঠাক DNS রেকর্ড (forward ও reverse DNS), - নিরাপদ সংযোগ (TLS), - আর স্প্যাম রিপোর্টের হার ০.৩%-এর নিচে রাখা।

দিনে ৫,০০০-এর বেশি ইমেইল পাঠালে (যেমন নিউজলেটার) লাগবে SPF, DKIM আর DMARC তিনটাই, আর মার্কেটিং ইমেইলে এক-ক্লিকে আনসাবস্ক্রাইব করার ব্যবস্থা।

SPF, DKIM, DMARC — সহজ উপমায়

ধরুন আপনার অফিস থেকে চিঠি যায়।

এই তিনটা না থাকলে আপনার আসল ইমেইলও সন্দেহজনক দেখায়। আর কেউ আপনার ডোমেইনের নামে ভুয়া ইমেইল পাঠিয়ে গ্রাহক ঠকাতে পারে।

স্প্যামে যাওয়ার অন্যান্য সাধারণ কারণ

1. Gmail/Yahoo ঠিকানা দিয়ে ব্যবসার বড় ইমেইল পাঠানো: mycompany@gmail.com থেকে শত শত গ্রাহককে একসাথে ইমেইল পাঠালে সন্দেহ বাড়ে।
2. ওয়েবসাইট থেকে যাওয়া ইমেইল: ওয়ার্ডপ্রেসের অর্ডার বা কন্টাক্ট ফর্মের ইমেইল অনেক সময় যাচাই ছাড়াই যায়। SMTP প্লাগিন দিয়ে আসল মেইলবক্স থেকে পাঠালে সমস্যা কমে।
3. লেখার ধরন: পুরো বিষয় বড় হাতের অক্ষরে, "FREE!!!", শুধু একটা ছবি, বা অনেক লিংক।
4. সার্ভারের IP কালো তালিকায়: একই সার্ভার থেকে কেউ স্প্যাম পাঠালে সবার ইমেইলে প্রভাব পড়তে পারে।
5. গ্রাহক নিজে "Spam" চাপলে: অনেকে চাপলে পরের ইমেইলগুলোও স্প্যামে যায়।

💬 info@আপনারকোম্পানি.com — এমন প্রফেশনাল ইমেইল চান, SPF/DKIM/DMARC সেটআপসহ? আমরা করে দিই।
হোয়াটসঅ্যাপে মেসেজ দিন: +880 1841-440202

কীভাবে চেক করবেন

• Gmail-এ আপনার পাঠানো একটা ইমেইল খুলে ⋮ → Show original চাপুন। সেখানে SPF, DKIM, DMARC-এর পাশে PASS লেখা থাকা উচিত।
• cPanel → Email Deliverability-এ আপনার ডোমেইনের পাশে সবুজ চিহ্ন আছে কিনা দেখুন। সমস্যা থাকলে সেখান থেকেই ঠিক করার অপশন দেয়।

বিজনেস ইমেইল কেন আপনার ব্র্যান্ডের অংশ

ভাবুন দুটো ভিজিটিং কার্ড: - rahim.traders2019@gmail.com - rahim@rahimtraders.com

কোনটা দেখে বেশি ভরসা হয়? নিজের ডোমেইনের ইমেইল: - বিশ্বাস তৈরি করে: গ্রাহক বোঝে আপনি প্রতিষ্ঠিত ব্যবসা। - প্রতিটা ইমেইল বিজ্ঞাপন: প্রতিবার পাঠালেই আপনার ব্র্যান্ডের নাম যায়। - নিয়ন্ত্রণ আপনার হাতে: কর্মী চলে গেলেও ইমেইল ঠিকানা আর পুরনো চিঠিপত্র ব্যবসার কাছেই থাকে। - SPF-DKIM-DMARC ঠিকমতো বসানো যায়: তাই ইনবক্সে পৌঁছানোর সম্ভাবনা বাড়ে। - একাধিক ঠিকানা: sales@, support@, accounts@ আলাদা করে।

করণীয় এক নজরে

আরও পড়ুন

• ডোমেইনের মেয়াদ একদিন পার হলেই কী হয়? ওয়েবসাইট আর ইমেইল বন্ধ হওয়ার আগে যা জানা দরকার
• গুগল ম্যাপে আপনার দোকান নেই? Google Business Profile দিয়ে ফ্রিতে কাস্টমার আনুন
• কম দামের ওয়েবসাইট কেন শেষে বেশি খরচ করায় — প্রিমিয়াম ও কাস্টম বনাম টেমপ্লেট

সাহায্য দরকার?

আপনার ইমেইল স্প্যামে যাচ্ছে, বা নিজের ডোমেইনে বিজনেস ইমেইল চালু করতে চান? WEB DATA HOSTS-এর টিম SPF, DKIM, DMARC সেটআপসহ পুরো ব্যবস্থা করে দিতে পারে।

• ফোন / WhatsApp: +880 1841-440202
• ইমেইল: info@webdatahosts.com

সূত্র

• Google: Email sender guidelines (Gmail)